La présente entente de traitement des données (l’« Entente ») fait partie des Conditions d’utilisation conclues entre votre garage et MyGaragio. Elle s’applique aux renseignements personnels sur d’autres personnes que votre garage verse dans MyGaragio (les « Renseignements du garage »). Votre garage est l’organisation responsable de ces renseignements; MyGaragio les traite pour votre compte en tant que fournisseur de services. Lorsque la présente Entente et les Conditions diffèrent en matière de protection des données, l’Entente l’emporte.
Accepter les Conditions, c’est accepter la présente Entente. Si vous avez besoin d’un exemplaire signé pour vos dossiers, écrivez à privacy@mygaragio.com.
1. Description du traitement
| Objet et finalité | Fournir MyGaragio à votre garage : conserver et organiser vos dossiers, envoyer les messages que vous lui demandez d’envoyer, faire fonctionner les fonctions que vous utilisez (inspections, rendez-vous, paiements, rapports, fonctions d’IA), sauvegarder et protéger les données, et vous offrir du soutien. |
| Durée | La durée de votre compte, plus les délais de suppression prévus à l’article 9. |
| Catégories de personnes | Vos clients et leurs contacts, les conducteurs de leurs véhicules, votre personnel, les contacts de vos fournisseurs et partenaires. |
| Catégories de renseignements | Noms, numéros de téléphone, adresses courriel et postales, langue; véhicules (NIV, plaque d’immatriculation, kilométrage); historique d’entretien, estimations, factures, paiements et soldes (aucun numéro complet de carte); résultats d’inspection, photos et vidéos; textos, courriels, journal des appels, enregistrements d’appels, messages vocaux et transcriptions; signatures et approbations; comptes, horaires et feuilles de temps du personnel; notes rédigées par votre équipe. |
| Renseignements sensibles | MyGaragio n’est pas conçu pour des renseignements sensibles (santé, numéros d’identification gouvernementaux, numéros complets de carte). Ne les inscrivez pas dans les notes ni dans les fichiers téléversés; voir la Politique d’utilisation acceptable. |
2. Traitement selon vos seules instructions
Nous traitons les Renseignements du garage uniquement pour fournir le Service et selon vos instructions documentées — les Conditions, la présente Entente et la façon dont vous configurez et utilisez MyGaragio — sauf si la loi exige autre chose, auquel cas nous vous en informons d’abord lorsque la loi le permet. Nous vous avisons si nous croyons qu’une instruction contrevient à la loi. Nous ne vendons jamais les Renseignements du garage, ne les utilisons pas pour notre propre marketing ou de la publicité et ne les combinons pas avec des renseignements provenant d’autres garages ou d’autres sources.
Chaque garage a sa propre base de données, distincte de celle de tous les autres garages.
3. Confidentialité de notre personnel
Seules les personnes qui en ont besoin pour fournir, protéger ou soutenir le Service peuvent accéder aux Renseignements du garage; elles sont tenues à la confidentialité, et l’accès aux systèmes de production est journalisé. Le personnel de soutien consulte vos données seulement pour répondre à une demande de votre part ou pour assurer la sécurité du Service.
4. Mesures de sécurité
Nous maintenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :
- le chiffrement en transit (HTTPS / TLS) de toute connexion au Service, ainsi que le chiffrement du stockage et des sauvegardes hors site;
- une base de données distincte pour chaque garage, et des contrôles d’accès selon les rôles dans l’application (par exemple, les techniciens ne voient jamais les coûts);
- des mots de passe, NIP et jetons de session hachés; une connexion en deux étapes facultative avec une application d’authentification; le verrouillage après des tentatives infructueuses répétées;
- un journal d’activité et d’audit dans chaque garage;
- des sauvegardes nocturnes chiffrées et hors site de la base de données de chaque garage (les copies quotidiennes sont conservées 30 jours et les copies mensuelles 12 mois) une copie hors site, chaque nuit, des photos et documents (un fichier retiré en est effacé au bout de 30 jours) et des instantanés quotidiens du stockage du serveur, photos et documents compris (conservés 7 jours), avec des restaurations testées;
- un accès aux systèmes de production limité au strict nécessaire et des mises à jour de sécurité rapides;
- un processus de réponse aux incidents et un registre des incidents de confidentialité.
Plus de détails sur notre page Sécurité. Nous pouvons améliorer ces mesures sans réduire le niveau global de protection.
5. Sous-traitants
Vous nous autorisez à faire appel aux sous-traitants indiqués sur notre page Sous-traitants. Nous imposons à chacun, par contrat écrit, des protections au moins équivalentes à celles de la présente Entente, et nous demeurons responsables de leur travail.
Nous avisons les propriétaires des comptes par courriel au moins 30 jours à l’avance (et mettons la page à jour) avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant qui traite des Renseignements du garage. Si vous vous y opposez pour des motifs raisonnables de protection des données et que nous ne pouvons pas répondre à votre préoccupation, vous pouvez mettre fin au service visé et obtenir le remboursement au prorata des frais payés d’avance pour la période restante.
Les services que vous connectez vous-même à votre compte (vos propres comptes Stripe, Twilio, QuickBooks, fournisseurs de pièces ou courriel) sont vos propres fournisseurs, et non nos sous-traitants.
6. Demandes des personnes concernées
MyGaragio vous donne des outils pour retrouver, exporter, rectifier et supprimer les renseignements d’un client. Si vous avez besoin de plus d’aide pour répondre à une demande d’accès, de rectification, de suppression ou de portabilité, nous vous la fournissons dans les 10 jours ouvrables suivant votre demande. Si une personne nous écrit directement au sujet des données de votre garage, nous vous transmettons la demande et n’y répondons pas nous-mêmes, sauf si vous nous le demandez.
7. Incidents de confidentialité
Si nous constatons un incident de confidentialité touchant des Renseignements du garage (accès, utilisation ou communication non autorisés, ou perte), nous avisons le propriétaire du compte sans délai indu — dans les 48 heures suivant sa confirmation lorsque c’est possible — en indiquant ce qui s’est passé, les renseignements et les personnes visés, ce que nous avons fait et ce que nous recommandons. Nous vous tenons informé à mesure que nous en apprenons davantage, prenons des mesures raisonnables pour limiter le préjudice et vous fournissons ce dont vous avez besoin pour vos propres avis (à la Commission d’accès à l’information, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, aux autorités américaines et aux personnes concernées). Nous inscrivons chaque incident à notre registre.
8. Lieu du traitement
Les Renseignements du garage sont hébergés au Canada. Certains sous-traitants en traitent une partie aux États-Unis, comme l’indique la page Sous-traitants avec leur emplacement et leur finalité. Nous vous fournissons l’information nécessaire à votre propre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant la communication de renseignements à l’extérieur du Québec, et nous les y protégeons par contrat.
9. Remise et suppression
Vous pouvez exporter tous les Renseignements du garage en tout temps tant que le compte existe, y compris pendant les périodes de lecture seule. Lorsque vous demandez la suppression du compte, elle commence après un délai de réflexion de 7 jours. Au moment de la suppression, les données du garage sont retirées de nos systèmes en service. Les photos et documents restent seulement dans les instantanés quotidiens du serveur, effacés au bout de 7 jours, et dans la copie hors site des fichiers, d’où ils sont effacés au bout de 30 jours. Dans nos sauvegardes chiffrées (les copies quotidiennes sont conservées 30 jours et les copies mensuelles 12 mois), les copies mensuelles d’un garage supprimé sont retirées la nuit suivante et ses copies quotidiennes au bout de 30 jours, puis restent 30 jours de plus dans le compartiment versionné : les dernières au plus tard 62 jours après la suppression. D’ici là, elles ne servent qu’à récupérer le service après une perte de données. Lorsqu’un compte prend fin pour une autre raison, les délais prévus aux Conditions s’appliquent. Sur demande, nous confirmons la suppression par écrit.
10. Information et vérifications
Nous répondons aux questionnaires de sécurité raisonnables et fournissons l’information nécessaire pour démontrer le respect de la présente Entente. Si cela ne suffit pas, vous pouvez vérifier notre conformité une fois par année, à vos frais, avec un préavis de 30 jours, pendant les heures d’ouverture, d’une manière qui ne perturbe pas le Service ni n’expose les renseignements d’autres garages, et sous réserve de confidentialité.
11. Lois américaines sur la vie privée
Pour les garages assujettis à la California Consumer Privacy Act et aux lois semblables d’autres États, MyGaragio est votre « service provider » ou « processor ». Nous ne vendons ni ne partageons les Renseignements du garage, ne les conservons, utilisons ou communiquons pas en dehors de notre relation d’affaires directe avec vous ni à d’autres fins que celles prévues à la présente Entente, et ne les combinons pas avec des renseignements personnels d’autres sources, sauf dans la mesure permise par ces lois. Nous respectons ces lois, offrons le niveau de protection qu’elles exigent et vous avisons si nous ne pouvons plus respecter nos obligations, auquel cas vous pouvez prendre des mesures raisonnables pour faire cesser toute utilisation non autorisée.
12. Responsabilité et préséance
La responsabilité de chaque partie aux termes de la présente Entente est assujettie aux limites prévues aux Conditions, sauf lorsque la loi ne les permet pas. L’Entente demeure en vigueur tant que nous traitons des Renseignements du garage pour vous.
13. Nous joindre
Questions sur la protection des données : privacy@mygaragio.com. Sécurité : security@mygaragio.com.