Cette politique décrit comment MyGaragio encadre les renseignements personnels qu’elle détient : qui est responsable de quoi, combien de temps les renseignements sont conservés et comment ils sont détruits, comment les plaintes sont traitées, comment notre personnel est formé et comment nous évaluons les risques pour la vie privée avant un nouveau projet. Elle est publiée en termes simples et clairs, comme l’exige la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et complète notre Politique de confidentialité, qui explique ce que nous recueillons et pourquoi.
En bref : une personne est responsable de la vie privée chez MyGaragio, joignable à privacy@mygaragio.com; nous accusons réception des plaintes dans un délai de 5 jours ouvrables et y répondons dans un délai de 30 jours; nous conservons les renseignements seulement le temps prévu au calendrier ci-dessous, puis les détruisons; toute personne qui peut accéder à des renseignements personnels est d’abord formée; et nous évaluons les risques pour la vie privée d’un nouveau système avant de le construire.
1. Portée de la politique
Elle s’applique à tous les renseignements personnels que détient MyGaragio, dans ses deux rôles :
- en tant qu’organisation responsable des renseignements des propriétaires et du personnel des garages qui ont un compte, des contacts de facturation, des personnes qui nous écrivent et des visiteurs de notre site;
- en tant que fournisseur de services pour les renseignements que chaque garage conserve sur ses propres clients, véhicules et employés, que nous traitons uniquement selon les instructions du garage, conformément à notre Entente de traitement des données.
Pour les renseignements qu’un garage conserve sur ses clients, c’est le garage qui en est responsable et qui a ses propres politiques; nous lui donnons les outils et l’aide nécessaires pour les appliquer.
2. Rôles et responsabilités
Responsable de la protection des renseignements personnels (par défaut, selon la loi québécoise, la personne ayant la plus haute autorité dans l’entreprise)
Approuve cette politique et la Politique de confidentialité et veille à leur application; répond aux demandes d’accès, de rectification ou de suppression et à l’exercice des autres droits; traite les plaintes; tient le registre des incidents de confidentialité et décide des avis à transmettre; participe à chaque évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dès le début du projet; veille à ce que toute personne qui a accès aux renseignements soit formée. Cette fonction peut être déléguée par écrit; son titre et ses coordonnées (privacy@mygaragio.com) sont toujours publiés.
Toute personne chez MyGaragio qui peut accéder à des renseignements personnels (employés et contractuels)
N’accède qu’à ce que son travail exige; en préserve la confidentialité selon un engagement écrit; respecte cette politique; signale sans attendre tout incident de confidentialité soupçonné à la personne responsable.
Les personnes qui exploitent la plateforme
N’accordent l’accès aux systèmes de production qu’aux personnes qui en ont besoin, et le révisent; appliquent les mises à jour de sécurité; font les sauvegardes et en gèrent la conservation; conservent les journaux du serveur; suppriment les données d’un garage à la fin de son compte.
Les sous-traitants
Liés par des contrats écrits qui les obligent à protéger les renseignements et à les utiliser uniquement pour le service qu’ils nous fournissent; énumérés sur la page Sous-traitants, et tout changement est annoncé 30 jours à l’avance.
Chaque garage
Décide de ce qu’il recueille sur ses clients et de l’usage qu’il en fait, leur remet sa propre politique de confidentialité et répond à leurs demandes — avec notre aide au besoin.
3. Collecte, utilisation et communication
- Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux fins indiquées dans notre Politique de confidentialité, et demandons le consentement lorsque la loi l’exige.
- Chez MyGaragio, l’accès suit le rôle : chacun voit seulement ce dont son travail a besoin. Dans l’application, les permissions de chaque garage font de même pour sa propre équipe.
- Nous communiquons des renseignements à un sous-traitant seulement en vertu d’un contrat écrit, et à l’extérieur du Québec seulement après une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (article 7).
4. Calendrier de conservation et de destruction
| Renseignements | Conservés |
|---|---|
| Données du compte et du garage | Tant que le compte est ouvert; après sa fin, 60 jours en lecture seule, puis suppression. Une demande de suppression prend effet après un délai de réflexion de 7 jours. |
| Sauvegardes de la base de données de chaque garage (hors site) | Chaque nuit : les copies quotidiennes sont conservées 30 jours et les copies mensuelles 12 mois; une copie retirée reste récupérable 30 jours de plus. Après la suppression d’un garage, ses dernières copies disparaissent dans un délai de 62 jours. |
| Instantanés du serveur (base de données, photos et documents) | Chaque jour, conservés 7 jours |
| Copie hors site des photos et documents | Mise à jour chaque nuit; un fichier retiré en est effacé au bout de 30 jours |
| Journaux du serveur | 30 jours |
| Registre des incidents de confidentialité | Au moins 5 ans |
| Dossiers de facturation et comptables | Aussi longtemps que l’exigent les lois fiscales (généralement 6 ans au Canada) |
| Correspondance avec nous | Jusqu’à 3 ans après notre dernier échange |
Lorsque le compte d’un garage est supprimé. Au moment de la suppression, les données du garage sont retirées de nos systèmes en service. Les photos et documents restent seulement dans les instantanés quotidiens du serveur, effacés au bout de 7 jours, et dans la copie hors site des fichiers, d’où ils sont effacés au bout de 30 jours. Dans nos sauvegardes chiffrées (les copies quotidiennes sont conservées 30 jours et les copies mensuelles 12 mois), les copies mensuelles d’un garage supprimé sont retirées la nuit suivante et ses copies quotidiennes au bout de 30 jours, puis restent 30 jours de plus dans le compartiment versionné : les dernières au plus tard 62 jours après la suppression. D’ici là, elles ne servent qu’à récupérer le service après une perte de données.
Comment les renseignements sont détruits. À la fin de leur période de conservation, les renseignements sont supprimés de nos bases de données et de nos fichiers; les copies de sauvegarde expirent selon leur calendrier, puis sont effacées du compartiment. Lorsque des renseignements sont conservés à des fins statistiques, ils sont d’abord anonymisés — de façon irréversible, selon les meilleures pratiques généralement reconnues — pour ne plus permettre d’identifier qui que ce soit.
5. Traitement des plaintes
- Envoyez votre plainte à privacy@mygaragio.com : qui vous êtes, comment vous joindre, son objet et ce que vous souhaitez que nous fassions. C’est gratuit.
- Nous en accusons réception dans un délai de 5 jours ouvrables et vous indiquons qui s’en occupe.
- Nous répondons par écrit dans un délai de 30 jours suivant sa réception, avec nos motifs et ce que nous ferons. S’il nous faut plus de temps, nous vous disons pourquoi et quand vous aurez la réponse.
- Chaque plainte et son issue sont consignées, et les problèmes récurrents entraînent des changements dans nos pratiques.
Si vous êtes client d’un garage et que votre plainte porte sur la façon dont le garage traite vos renseignements, nous la transmettons au garage et l’aidons à vous répondre.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).
6. Incidents de confidentialité
Toute personne chez MyGaragio qui soupçonne qu’un renseignement personnel a fait l’objet d’un accès, d’une utilisation ou d’une communication non autorisés, ou a été perdu, en avise sans attendre la personne responsable. Nous :
- prenons des mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que l’incident se reproduise;
- évaluons le risque de préjudice sérieux, compte tenu de la sensibilité des renseignements, des conséquences appréhendées et de leur probabilité;
- avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées lorsqu’il existe un risque de préjudice sérieux, et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada lorsqu’il existe un risque réel de préjudice grave;
- avisons sans délai indu chaque garage dont les renseignements des clients sont touchés, avec ce dont il a besoin pour ses propres avis, comme le prévoit notre Entente de traitement des données.
Chaque incident, même mineur, est inscrit à notre registre des incidents de confidentialité, conservé au moins 5 ans.
7. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée :
- avant d’acquérir, de développer ou de refondre un système d’information ou un service en ligne qui traite des renseignements personnels;
- avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec — y compris à un nouveau sous-traitant — pour nous assurer qu’ils bénéficieront d’une protection adéquate;
- avant qu’une nouvelle fonction transmette pour la première fois des renseignements personnels à un fournisseur (par exemple, une nouvelle capacité d’IA).
La personne responsable est consultée dès le début. L’évaluation est proportionnée à la sensibilité des renseignements, à la finalité, à leur quantité, à leur répartition et à leur support; ses conclusions et les mesures de protection retenues sont consignées et en place avant la mise en service.
8. Formation et sensibilisation
Toute personne qui aura accès à des renseignements personnels est formée avant d’y avoir accès, puis au moins une fois par année et chaque fois que nos pratiques changent. La formation porte sur cette politique, les droits des personnes dont nous détenons les renseignements, les bonnes pratiques de sécurité (mots de passe, connexion en deux étapes, hameçonnage) et la façon de reconnaître et de signaler un incident de confidentialité. Nous consignons qui a été formé et à quel moment.
9. Confidentialité par défaut
Notre site et l’application n’utilisent aucun outil de publicité ou d’analyse ni aucune technologie permettant d’identifier, de localiser ou de profiler les visiteurs. Les fonctions d’IA sont décrites dans notre Politique de confidentialité, et le propriétaire d’un garage peut les désactiver en tout temps. Dans un garage, chacun voit seulement ce que son rôle permet.
10. Révision de cette politique
La personne responsable révise cette politique au moins une fois par année et chaque fois que nos pratiques changent. La date de « Dernière mise à jour » en haut de la page indique la version en vigueur; pour les changements importants, nous avisons les propriétaires des comptes comme pour la Politique de confidentialité.
11. Nous joindre
Questions, demandes et plaintes sur la vie privée : privacy@mygaragio.com. Signalements de sécurité : security@mygaragio.com.